In vrijwel ieder participatietraject is de informatieavond een doeltreffend middel om in te zetten. Reserveer niet zomaar een zaaltje met wat stoelen erin en een forumtafel. Maar creëer bewust een sfeer die de deelnemers positief beïnvloed met als doel inzicht te krijgen in elkaars belangen, waardoor je uiteindelijk het beste plan kan ontwikkelen.

Ontwerp de bijeenkomst
’Ontwerp’ de bijeenkomst en vraag je voortdurend af: "Wat doe ik voor de goede mindset"? Is het wel spannend? Hoe houden we het respectvol? Hoe zorgen we ervoor dat de "boze buurman" ook wordt gewaardeerd? In welke mooie verpakking stoppen we het geheel? Wat moet er minimaal worden gezegd? Wat zijn de procesdoelen? Met deze vragen in je achterhoofd zorg je ervoor dat je een bijeenkomst ontwerpt waarbij alles aan bod komt om deelnemers enerzijds op hun gemak te stellen en anderzijds te prikkelen. Tegelijkertijd sta je stil bij wat er inhoudelijk aan bod moet komen.

Ritme en Variatie
Ritme en variatie zijn belangrijke aspecten van bijeenkomsten. Door variatie blijven de hersenen actief en zijn mensen beter in staat om nieuwe connecties te maken, andere ideeën toe te laten. Snelheid is ook van groot belang. Als er een hoog tempo in de bijeenkomst is moeten de hersenen blijven werken, waardoor ze flexibeler zijn. Bij een laag tempo verstart de houding. Ook letterlijk bewegen tijdens een bijeenkomst is van groot belang om dezelfde redenen. Zorg daarom voor een variatie tussen plenaire sessies en subsessies. Accepteer dat wat decentraal gebeurt, niet plenair gebeurt. Kortom, ga niet herhalen: dat wordt al snel saai en traag en doet afbreuk aan de positieve ervaringen.

Onbewust beïnvloeden
Zorg dat de belangrijkste boodschap die moet blijven hangen op verschillende manieren wordt herhaald. Sowieso aan het begin van de bijeenkomst en aan het eind. Ontwikkel mogelijkheden om die belangrijkste boodschap te herhalen, desnoods met een kwinkslag door een cabaretier of iets dergelijks. Zorg dat alles in de omgeving de boodschap uitstraalt.

Gelijkwaardig en laagdrempelig
In plaats van de bekende openingspresentatie van een projectleider of wethouder werkt het beter om deze persoon te interviewen door de onafhankelijke voorzitter. De voorzitter krijgt direct de gelegenheid zich te presenteren als onafhankelijk door kritische vragen te stellen. De projectleider/wethouder krijgt de gelegenheid om zich kwetsbaar op te stellen, te laten zien dat hij/zij ook een mens is met visie maar ook met twijfels. Zo creëer je de gelijkwaardigheid met het publiek. En omdat de voorzitter al vragen heeft gesteld, wordt de drempel voor het publiek lager om ook vragen te stellen. 

De ruimte
Zorg dat alles in de omgeving de boodschap uitstraalt. Haal alles uit de kast om mensen een goed gevoel te geven. Een plek die een positief gevoel uitstraalt heeft een onbewuste werking op de gemoedstoestand. Een ruime lichte ruimte werkt beter dan een donkere of kleine ruimte. Licht, kleur, geur alles doet er toe! Bespaar niet op visuele communicatie. Maak complexe zaken op een aantrekkelijke manier visueel met mooi vormgegeven flowcharts, artist impressions etc. Vergeet niet de oogst van de bijeenkomst zichtbaar te maken: plak stickers, doe ergens een strik om, maak visueel wat de bijeenkomst heeft opgeleverd.

Al deze ingrediënten samen creëren de openheid die nodig is om inzicht te krijgen in elkaars belangen.