Maak in 7 stappen je corporatie communicatiever

Woningcorporaties willen professionaliseren en groeien naar responsieve organisaties. De sector is verplicht om transparant, duidelijk en eerlijk te communiceren. Corporaties dienen te luisteren naar de klant, de dialoog te voeren en waar mogelijk met partners beleid te ontwikkelen. Een sterke communicatiefunctie speelt hierin een belangrijke rol. Sabel Nyna Communicatie ontwikkelde een stappenplan dat corporaties hierbij kan helpen.

Zo ontwikkel je jouw corporatie in 7 stappen tot een communicatieve organisatie:

Stap 1: Bepaal wat je verstaat onder een communicatieve corporatie
Communicatief zijn, gaat er aan de ene kant over dat alle collega’s – van onderhoudsmedewerker tot financieel manager – communicatieve vaardigheden hebben en hun corporatie goed kunnen vertegenwoordigen. Aan de andere kant gaat het erom dat corporaties de buitenwereld binnenhalen en samen met anderen beleid ontwikkelen en vastleggen. Leg vast in je communicatiestrategie hoe je zulke interne en externe doelen voor jouw corporatie gaat bereiken. Sluit daarbij aan bij de organisatiekoers.

Stap 2: Begin bij de top
Succesvol communicatiebeleid begint bij commitment vanuit de top van de corporatie. De bestuurder en het MT moeten zich, bijgestaan door hun communicatieadviseur, uitspreken over hun definitie van een communicatieve corporatie en zich realiseren wat dat betekent. Een goede voorbereiding is het halve werk. Het bestuur en MT moeten vooraf precies weten waaraan zij zich committeren.

Stap 3: Bepaal hoe ver de corporatie afstaat van de communicatiedoelen
Breng via een communicatiescan in kaart hoe het staat met de communicatieve vaardigheden van jouw corporatie. Pas dan kun je bepalen wat er nodig is om naar de gewenste situatie toe te groeien.
Koppel aan de communicatiescan ook een omgevingsanalyse van de corporatie. Hierbij kan een project als voorbeeld dienen, maar je kunt ook corporatiebreed starten; bijvoorbeeld wanneer een nieuw ondernemingsplan is verschenen. Een omgevingsanalyse helpt om de spelers in de buitenwereld en hun rol en belangen te bepalen.

Stap 4: Formuleer de communicatie-aanpak
Beoordeel welke communicatieve inspanningen je richting die belangrijkste stakeholders moet verrichten. Maak hiervoor een plan. Zorg dat communicatie niet alleen gezien wordt als het maken van socialmedia-uitingen en communicatiemiddelen, maar als een competentie waarmee je je organisatiedoelen kunt bereiken. Juist door heldere doelen te formuleren, bereik je ze. Door specifieke, realistische, tijdgebonden doelen te formuleren, kun je achteraf meten of ze zijn bereikt – data driven.
Die meetbaarheid gaat verder dan alleen de output meten, zoals het aantal berichten op social media, het aantal positieve perspublicaties, etc. Het gaat ook om tevredenheid van huurders over de communicatie en klantcontacten, om omgevingssensitiviteit en om responsiviteit van jullie corporatie. Integreer klantonderzoek zodat je je aanpak direct kunt bijstellen aan de hand van de onderzoeksresultaten.

Stap 5: Zorg voor intern draagvlak voor je communicatie-aanpak
Laat iedereen in de organisatie weten wat de communicatie-aanpak betekent voor hun werk, eventueel met een interne campagne. Geef collega’s handvatten en laat weten wanneer ze een beroep op de afdeling Communicatie kunnen doen. Laat goed doorklinken wat er voor collega’s te winnen is. Hun tijd is kostbaar, dus ze willen graag weten wat de meerwaarde is van actief meewerken. Zorg voor ondersteuning en middelen: van een huisstijlhandboek tot draaiboeken. Van stappenplannen tot trainingen en coaching. En van een schrijfwijzer tot schrijfcoaches.

Stap 6: Blijf doorgaan
Het communicatief maken van je corporatie vraagt om een stelselmatige aanpak. Incidentele impulsen leveren uiteindelijk niet het gewenste resultaat. Dat vraagt om doorzettingsvermogen. Tegelijkertijd is flexibiliteit vereist. Elke corporatie bevindt zich in een dynamisch krachtenveld en dat zorgt ervoor dat de communicatiestrategie regelmatig moet worden bijgesteld. Calculeer niet alleen dat er tegenslagen en negatieve situaties zullen zijn, benut ook onverwachte situaties die positief uitpakken voor je strategie. Bijvoorbeeld die ene huismeester die volledig van nature de communicatie-aanpak uitdraagt, zonder er moeite voor te doen. Erken zulke goede voorbeelden en draag ze uit.

Stap 7: Evalueer en leer
Bouw regelmatige evaluatie- en meetmomenten in van de vooraf bepaalde doelen. Vergelijk jezelf met benchmarks en met andere corporaties. Leg contacten met vakgenoten bij andere corporaties en creëer intervisiemomenten. Leer van fouten die worden gemaakt (of die nou bij je eigen corporatie zijn of elders). Maar leer ook van wat er goed gaat. Wat zijn de succesfactoren en hoe kun je die vertalen naar andere situaties?

Bij alle stappen – strategisch, tactisch en operationeel – helpt Sabel Nyna Communicatie je graag. Neem contact met ons op voor een vrijblijvende kennismaking.